Provisional Financial Regulations of the United Nations

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A Resolution of the General Assembly, published in 1947.

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1 topic

Financial Regulations

What does this mandate say?

24 operative paragraphs

L'évaluation définitive des actifs se fera conformément au "Plan commun"; elle (era l'objet d'un protocole particulier.

(Signé) Sean LESTER W. MooERow Ceneve, le I" aout 1946.

80 ( 1). Reglement financier provisoire de l'Organisation des Nations Unies 1: A ssemblée générale decide,

D'adoptcr le reglement financier provisoire ci-apres et d'inviter Je Secrétaire général a présenter a la Commission consultative des questions administratives et budgétaires un projet de rcglemcnt financier aux fins d'examen et d'adoption définitive par I' Assemblée générale au cours de sa session annuelle ordinaire de 1947.

Cinquante-cinquieme séance pléniere,

le J1 decembre 1946.

Annexe R•glement financier provisoire Ce rcglement financier proviioire est applicable tion par l' Assemblée générale a la fin de l'année 1947·

Article 1 L'exercice financier coi·ncide avec J'année civile; il va du t" janvier au 31 décembre.

BUDGET Article 2 Le Secrétaire général présente a la session annuelle ordinaire de l'Assemblée générale un budget pour l'exercice financier suivant.

Article 3 La Commission <.onsultative des questions avant sa présentation a l'Assemblée générale; sur ce budget, au moins quatrc semaines avant l'ouverture de la session annudle urdinaire de J'Assemblée générale.

Article 4 Le hudget est divisé en parties, sections et chapitres et est accompagné:

a) De l'état détaillé des dépenses prévues a chacun des chapitres du budget;

b) D'un état indiquant le montant des contributions de chaque Membre, conformément au bareme approuvé;

e) D'un état des prévisions de recettes additionnelles, réparti sous les rubriques appropriécs.

Article 5 présentcra a La Commission consultative

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Assembly and referred to the competent Committee for consideration and report to the Assembly.

The General Assembly shall vote the budget by the majority required under the provisions of Artide 18, paragraph 2, of the Charter of the United Nations.

Regulation 6 The budgetary requirements shall be financed from contributions from Members, in amounts to be determined by the General Assembly. Pending the receipt of such contributions the budget may be financed from the working capital fund.

Regulation 7 The General Assembly shall determine the amount of the working capital fund and any sub-divisions thereof.

Regulation 8 After the General Assembly has adopted the budget, and determined the amount of the working capital fund and its sub-divisions, the Secretary-General shall:

Transmit ali relevant documents to Members;

lnform Members of their commitments in respect of annual contributions and of advanees to the working capital fund;

Request them to remit their contributions and any advances to the working capital fund.

Regulation 9 Annual contributions and advances to the ~orking capital fund shall be assessed and paid m the currency of the State in which the United Nations has its headquarters.

Regulation 10 The adoption of the budget by the General Assembly shall constitute an authorization to the Secretary-General to incur obligations and expenditures for the purposes, and during the period, for which credits have been voted and up to the amounts so voted. The Secretary-General shall cause an allotment in writing to be made from the appropriations approved by the General Assembly to the various headings of expenditures prior to the incurring of obligations, commitments or expenditures therefor. He shall cause a record to be kept of such allotments and ali obligations incurred, showing at ali times the amount available under each heading.

Regulation 11 The Secretary-General shall:

Establish detailed financia! rules and procedures in order to ensure elfective finanseront ren\'oyés a la commission compétente pour examen et rapport a l'Assemblée.

L' Assemblée généralc votera le budget a la majorité requise par l'Article 18, paragraphe 2, de la Charte des Nations Unies.

Article 6 Les dépenses prévues au budget sont couvertes tant est fixé par I' Assemblée générale. En attenpenses budgétaires pourront etre couvertes par le fonds de roulement.

Article 7 L' Assemblée générale fixe le montant du fonds de roulement et de ses subdivisions.

Article 8 Lorsque l'Assemblée générale a adopte le

documents utiles;

b) Faire connaitre aux Etats Membres le montant de leurs engagements, en ce qui concerne Icur contribution annuelle et leurs avances au fonds de roulement;

contributions et de leurs avances au fonds de roulement.

Article 9 au fonds de roulement sont calculées et payées l'Organisation aura son siege.

Article 10 L'adoption du budget par l'Assemblée générale implique autorisation pour le Secrétaire général d'cngager, durant l'exercice pour lequel les crédits ont été votés· et jusqu'a concurrence

dépenses et préalablement a tous engagements, ordonnancements ou paiements, les crédits votés par I' Assemblée générale. II tient un registre de de dépenses, de fai,;on a faire apparaitre a tout. moment le solde disponible au titre de chaque article.

Article 11 Le Secrétaire général:

reglement financier de maniere a assurer une 145

cial administration and the exerc1se o( economy;

Cause an accurate record to be kept o( all capital acquisitions and all supplies purchased and used;

Render to the Auditors with the accounts a statement as at 31 December of the financia} year concerned, showing the supplies in hand and the assets and liabilities of the Organization;

Cause ali payments to be made on the basis of supporting vouchers and other documents which ensure that the services or commodities have been received and that payment has not previously been ·made;

Designate the officials who may incur obligations and make payments on behalf of the Organization;

(/) Maintain an internal financia! control which shall provide for an elfective current examination or review of financia! transactions in order:

To ensure the regularity o( the rcceipt,

disposal and custody of all funds and other financia! resources of the Organization;

To ensure the conformity of all expenditures with the estimates voted by the General Assembly;

iii

To obviate any uncconomic use of the resources of the Organization.

Regulation 12 Tenders lor equipment, supplies and other requirements shall be invited by advertisement, except where the Secretary-General deems that, in the interest of the United Nations, a d(!parture from the rule is dcsirable.

Regulation 1 J The accounts o( the Organization shall be kept in the currency of the State in which the United Nations has its headquarters.

Regulation 14 There shall be established one cash control record in which shall be recorded all cash receipts accruing to the benefit of the Organization. The cash control record shall be divided into such subsidiary receipts classifications as may be deemed necessary.

Regulation 15 Cash shall be deposited in one or more bank accounts as require

gestion financiere efficace et économique;

b) Fait tenir une comptabilité de toutcs matériel neuf ou en service;

e) Présente aux commissaires aux comptcs,

en meme temps que la comptabilité proprement dite, un état arrété au 31 décembre de l'exercice financier en cours, du matéricl ganisation a cette meme date;

d) Prescrit que tous paiements soient efautres documents attestant que les services ou ont bien été re~us et n'ont pas été réglés auparavant;

Désigne les fonctionnaires autorisés a e)

ments au nom de I'Organisation;

/) Etablit un systeme de contróle financier intérieur permcttant d'exercer une surveillance permanente ou une revision d'ensemble cf.

fective des transactions financjeres en vu:

i) De consta ter la régularité des opérations d'encaissemcnt, de sortie et de dépót des fonds et des autres rcssources financieres de l'Organisation;

ii) De vérifier la conformité des dépenses générale;

iii) De prévenir toute utilisation abusive· des ressources de l'Organisation.

Article 12 Les olfres de soumissions, relatives a l'équipe· provoquées par voie d'annonces, sauf quand le Secrétaire général estime que l'intéret des Nations Unies justifie une dérogation a cette reg!~.

Article 13 La comptabilité de l'Organisation est tenue ont leur sicge.

Article 14 11 est établi un livre de caisse unique ou sont inscrites toutes les reccttes de l'Organisation. Le livre de caisse comprendra autant de catégories ele recettes que l'on jugera nécessaire.

Article 15 Les fonds sont déposés a un ou plusieurs rnmptes de banque, selon les besoins; les comptes séparés, ou les fonds spéciaux néccssitant des conformément aux regles appropriées conccrcomptes et fonds. 146

Regulation 16 The accounts shall consist of:

Budget accounts showin~ within the appropriations:

Thc original allotments;

The allotments after modification by any transfers, carried out in accordance with the provisions of regulation 19;

iii

The obligations incurred;

The unobligated balances of aJlotments;

A cash account showing ali cash receipts and actual disbursem'!nts made;

Separate accounts for thc working capital fund and any other fund which may be established;

Property records showing:

Capital acquisitions;

Equipment and supplies purchased,

used, and on hand;

Such records as will provide for a statement of assets and Iiabilities at 31 December of each financia] year.

Regulation 17 Auditors, who shall be persons not in the service of the United Nations, shall be appointed in a manner to be determined by the General Atr sembly.1 The Auditors shall be appointed for periods to be determined by the General Assembly.

Regulation 18 The Secretary-General shall designate the bank or banks in which the funds of the Organization shall be lc.ept.

Regulation 19 Tr:msfers by the Secretary-General within the budget may be made only to the extent permitted by the terms of the budget resolution adopted by the General Assembly.

Regulation 20 The balance of appropriations remaining unobligated at 31 December of the financia] year to which they relate shall be surrendered by consequential adjustmcnt made in the budget next presented.

Regulation 21 Payments for outstanding obligations as at 31 December shall be madc between I January and the last day of February ami charged to the ac- • Sce rcsolution adopted by the General Assembly at ii. fiftieth plenary meeting held on 7 December 1946 (page 155).

,frticle 16 La comptabilité comprend:

a) La comptabilité budgétairc faisant ressortir pour chaque crédit voté:

i) Le crédit td qu'il a été réparti a l'origine;

ii) Le crédit apres modification éventuelle ?ar vircments cffcctués conformément aux dispositions de l'article 19;

iii) Les engagements de dépenses;

iv) Le solde disponible.

b) Un compte de caisse ou sont portées effectivement décaissées;

e) Les comptes distincts du fonds de roulement et de tout autre fonds qui pourrait etre créé;

d) Un compte de capital faisant apparaitre:

i) Les acquisitions de capital;

en sen:ice et a l'inventaire;

e) Le hilan arreté au lP décembte de chaque exercice financier.

Article 17 parmi les personnes n'appartenant pas a l'Organisation; leur mode de nomination est fixé

générale.

ATticle 18 Le Secrétaire général désigne la banque ou fonds de l'Organisation.

Article 19 Le Secrétaire général n'est autorisé a effectuer sure prévue d;ms la résolution budgétaire adoptée par l'Assemblée générale.

Article 20 Les crédits restant sam affectation au 31 décembre de I'exercice financier auquel ils s'appliquent seront annulés par voie d'ajustement ultérieur dans le budget suivant.

Article 21 Les paiements relatifs aux engagements existant au 31 décembre s'effectuent entre le

1 Voir résolution de l'Assemblée généralc fl sa cinquanti~me séance plénihe, le 7 d<'cembre 1946 (voir page •!15). 147

counts of the previous financia! year. At 1 March the unliquidated balance o( such obligations shall be carried forward to the accounts of the then current financia! year.

Regulation 22 Appropriations shall remain available. to the extent that obligations are incurred under them, for a period not exceeding three years from the first day of the financia! year to which they relate. Any part of the appropriation remaining unexpended shall be surrenderc>d, by adjustment in the budget next presented.

Regulation 23 Appropriate separate accounts shall be maintained for trust or other special funds for the purpose of accounting for unclaimed monies, monies received and held in suspense and for projects where the transactions involve a cycle of operations. The purpose and limits o( each trust or other special fund established shall be clearly defined by the appropriate authority.

Regulation 24 The Secretary-General may make short-term investments of monies which are not needed for immediate requirements and will inform the Advisory Committee periodically of the investments which he has made.

Regulation 25 No resolution involving expenditure from United Nations funds shall be approved by a Council unless the Council has before it a report from the Secretary-General on the financia! implications of the proposals, together with an estimate o( the costs involved in the specific proposal.

Paragraph content is machine-extracted from UN documents. For authoritative content, please refer to the official UN document.

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